Normalmente, quando um médico dentista passa a gerir uma clínica dentária, é confrontado com dezenas de problemas com os quais não tencionava lidar, tais como papelada, trabalho administrativo, finanças ou lidar com os pacientes. Gerir um negócio não é tarefa fácil, e é por isso que preparámos estas dicas para o ajudar a organizar a sua prática com sucesso. Todas são baseadas nos últimos desenvolvimentos na gestão global de clínicas dentárias.
Gerir a sua equipa
As pessoas são a parte mais importante de qualquer negócio. Todos os colaboradores devem ser devidamente formados e ter a atitude e as aptidões necessárias para desempenhar com facilidade o seu trabalho.
Os recibos de vencimento, férias, baixas médicas e horários de trabalho são questões com que terá de lidar regularmente e terá de estar preparado para elas ou poder delegar noutra pessoa. Se estabelecer papéis e deveres claros, pode otimizar o tempo dos seus empregados e evitar a duplicação de tarefas.
Dependendo da dimensão da clínica, pode ou não ter uma pessoa responsável por estes processos, mas deve sempre procurar o conselho de uma empresa ou pessoa externa que esteja em dia com estes assuntos.
Ter a parte financeira controlada
Não é apenas devido a possíveis inspeções fiscais que poderá ter, mas também porque é sempre conveniente ter dados suficientes para poder fazer um balanço das despesas e receitas e assim conhecer em primeira mão a saúde financeira da sua clínica e as novas tecnologias para aumentar a rentabilidade de uma clínica dentária, tendo sempre presente que é possível que haja caixas diferentes para diferenciar serviços ou consultórios.
Com um controlo adequado das finanças será mais fácil eliminar despesas desnecessárias e atribuir os itens corretos aos investimentos necessários, otimizando os recursos disponíveis.
Algo muito básico que nos ajudará a começar é a encontrar o ponto de equilíbrio do negócio. Se temos as despesas básicas com as quais temos de começar, temos de fazer a projeção de vendas que tornará a nossa atividade rentável e começar a ganhar dinheiro. Não se trata apenas de ganhar um salário, o que também é importante, mas também de a empresa dar dividendos aos possíveis parceiros que possamos ter.
Controlo de inventário
Para os médicos dentistas, é essencial ter tudo o que precisam para realizar o seu trabalho, e os pacientes gostam de ter tudo em ordem. Não esquecer que existem instrumentos que se partem e artigos descartáveis que precisam de ser substituídos rapidamente.
A clínica tem de estar sempre totalmente equipada; a falta de qualquer material pode arruinar uma consulta.
Manter um seguimento dos pacientes
Os pacientes são o centro e tudo o resto gira em torno destes, sem os mesmos seria impossível manter uma clínica. Há vários tipos de pacientes, os que vêm pela primeira vez, os que são regulares, os que são curiosos, os que têm check-ups de rotina…
Todos eles têm em comum a necessidade de uma marcação prévia para serem vistos, bem como a necessidade de acompanhamento para confirmar que o tratamento está a funcionar.
É portanto essencial que tenha uma agenda partilhada que lhe permita conhecer o nível de ocupação dos seus trabalhadores num relance e receber alertas quando é necessário um check-up.
Nunca devemos esquecer que a agenda é o motor da clínica e que deve ser perfeitamente ordenada e planeada.
Comunicar com os pacientes
Gerir os pacientes de uma clínica dentária implica ter um bom sistema de comunicação com o qual se pode, entre outras coisas, notificá-los antes de uma consulta, para que não se esqueçam de vir. Uma marcação falhada custa dinheiro, por isso é preciso tentar evitar que esta situação ocorra.
Uma base de dados na qual poderá registar todos os números de telefone e registos de doentes com o seu historial médico e informação relacionada será muito útil para garantir que recebem a atenção que merecem.
Além disso, é necessário cuidar das pessoas na receção, pois são o rosto amigável que os potenciais pacientes encontram quando entram na clínica, e ter protocolos para poder tratar os pacientes com diligência, cortesia e bondade suficientes.
Organização da clínica
Relacionado com tudo isto está a organização, em geral. A organização poderia ser definida como a gestão integral da clínica, ou seja, dos aspetos laborais, fiscais ou puramente sanitários.
Tradicionalmente, este tem sido um conjunto de ações que têm ocupado demasiado tempo e demasiado espaço físico. De facto, mais do que algumas clínicas precisaram de alugar espaço extra para guardar relatórios e documentos comerciais.
Hoje em dia, já não é necessário passar por isso, existem várias soluções informatizadas que lhe permitem organizar tudo de uma forma confortável num computador ou num telemóvel.
Investir em marketing
Tornar-se conhecido é também uma parte importante, especialmente quando se está apenas a começar e não há muitas pessoas que o conheçam. O marketing em consultórios dentários foi concebido para atrair novos clientes e dar um retorno do investimento, pelo que se recomenda que se tenha isto em conta.
Em coisas tão pequenas como um bom design, tanto da clínica, como dos artigos de papelaria, etc…, fazemos o paciente sentir-se uma marca e pertencer-nos, o que é tão importante para alcançar a lealdade, de modo a que regresse para os seus check-ups programados.
Devemos realizar campanhas proactivas para que o paciente interaja mais com a clínica, através da web, redes sociais e outras.
Planificar
O planeamento é o processo que lhe permite estabelecer objetivos e estratégias para os atingir. Sem ele teria de confiar todo o futuro ao acaso, o que poderia correr mal ou bem, mas será que quer realmente apostar?
Uma parte importante do planeamento é a medição dos resultados, o que o ajudará a saber se os objetivos foram alcançados, e se não, a saber as razões porquê e a tomar novas medidas mais tarde sem erros do passado.
Em conclusão, a gestão de uma clínica dentária é muito mais do que cuidar dos pacientes, uma vez que engloba os aspetos administrativos, financeiros e de recursos humanos, o que significa que, a priori, não é uma tarefa fácil. Talvez por esta razão, a maioria dos gestores tem um software de gestão dentária abrangente com o qual mantém o controlo da sua clínica dentária de forma ordenada e fácil de consultar, provavelmente esta é também a melhor opção para si.