Independentemente da dimensão ou nível de consolidação duma clínica dentária, é necessário acompanhar a gestão, os serviços, a contabilidade e, em geral, tudo o que está relacionado com a gestão do negócio.
Gerir uma clínica requer muito tempo, não só para a dedicar aos pacientes, mas também para organizar a contabilidade, o pessoal, manter as obrigações fiscais atualizadas, controlar o inventário, fazer encomendas… Em suma, muitas coisas que quando adicionadas em conjunto demoram muitas horas que o gestor não costuma ter.
Felizmente, as novas tecnologias para as clínicas dentárias tornaram possível desenvolver programas informáticos que facilitam a organização de uma forma conveniente e fiável. Estas são soluções de gestão globais concebidas para toda a equipa colaborar na gestão do negócio, e tudo é registado, sem a necessidade de ter enormes armários para armazenar a papelada. Pode nunca ter utilizado estas aplicações, mas precisa definitivamente de uma.
Vamos informá-lo sobre quais são as chaves de um bom software dentário, um que lhe permita eliminar inconsistências e reduzir erros humanos. Em suma, para gerir com sucesso uma clínica dentária.
Diferentes permissões para os utilizadore
O controlo é importante, não por falta de confiança, mas precisamente para que as pessoas que não são especializadas num assunto possam apagar ou modificar, por engano, o conteúdo necessário. Se houver diferentes permissões, poderá saber quem fez uma mudança a qualquer momento e controlar a informação que cada trabalhador vê. Desta forma, é possível proteger certas informações sensíveis, tais como a situação financeira da empresa.
Criação de faturas eletrónicas
As faturas são documentos oficiais que contêm as informações legais necessárias para cobrar por um serviço específico. As faturas digitais têm a mesma validade que as faturas em papel, sendo a diferença que são emitidas a partir de um programa informático que utiliza uma assinatura digital para lhes conferir autenticidade. Há muitos programas que podem fazer isto, mas se o objetivo é gerir tudo a partir da mesma suite, é absolutamente necessário ter esta possibilidade.
Controlo contabilístico
Nenhum negócio pode sobreviver sem uma contabilidade bem gerida. O controlo de despesas e rendimentos numa clínica dentária permite-lhe tomar decisões sobre investimentos, recrutamento de pessoal, ações de marketing e muito mais.
Idealmente, o programa que escolher deveria ter várias caixas de dinheiro diferentes, para que possa controlar o fluxo de dinheiro, ou seja, conhecer o capital em dinheiro, no banco, os cheques que permanecem por depositar… Esta é provavelmente a forma mais organizada de manter as suas contas.
Cópias de segurança para importação e exportação
É muito importante ter o máximo de facilidades para a importação de dados. Ou seja, o seu software e o seu equipamento técnico devem facilitar tanto a importação como a exportação de informação. Isto irá poupar-lhe dores de cabeça e garantir que não perde nada de valor.
Compatibilidade com o software do dispositivo
Não deve esquecer que este é um programa que deve ser concebido para médicos dentistas, pelo que deve ser compatível e capaz de se ligar ao software dos principais sistemas de equipamento de radiologia, telerradiografia, cefalometria, etc… Desta forma, ao consultar a informação de um paciente, terá tudo em ordem de forma visual, sem ter de ir a outro lugar.
Gestão integral para médicos dentistas
Normalmente as clínicas dentárias partilham espaços profissionais com diferentes especializações. O seu software deve ser capaz de satisfazer as necessidades de todos eles, por isso deve incluir tudo o que precisa para gerir ortodontia, cirurgias, tratamentos periodontais, odontogramas, etc…
Um único sistema centralizado de programação
Um sistema em que toda a equipa pode tomar notas e introduzir informações é tremendamente útil para que nada fique para trás. Poderá saber se o paciente que está à espera chegou, saber quantos pacientes ainda estão por ser atendidos, definir lembretes automáticos de consulta, enviar e-mails… Todos com apenas alguns cliques e do mesmo local. Assim, pode dedicar-se ao seu trabalho e não estar consciente de mil coisas ao mesmo tempo.
Experiência no setor dentário
Na procura do programa dentário perfeito, a experiência é uma mais-valia e uma segurança. Se o software tiver tido em conta as opiniões dos médicos dentistas e tiver sido utilizado durante anos por um grande número de clínicas, será provavelmente mais fiável do que um software comercial geral que ainda não conhece as necessidades dos seus clientes.
Formação relativamente ao software
É comum ouvir os vendedores dizerem que o seu produto é facílimo, simplícimo, rapidíssimo e todos os “íssimos” que queiram utilizar, mas até que eles realmente lhe mostrem como funciona e lhe ensinem como tirar o máximo partido dele, não poderá ter a certeza disso. A formação específica irá certamente ajudá-lo a saber como utilizar as diferentes funcionalidades, otimizando o seu desempenho e, por conseguinte, a gestão da sua clínica.
Requisitos técnicos acessíveis
É importante que o software que selecionar não exija elevados requisitos técnicos para a sua instalação, para que possa ser utilizado em qualquer computador e, portanto, não o obrigue a investir em novo equipamento.
Trabalhe a partir de qualquer lugar
Por vezes pode ser necessário consultar algo fora do escritório, seja uma marcação, um número de telefone ou uma cotação. Além disso, poderá um dia precisar de trabalhar a partir de casa ou de outro local. Para o fazer, é importante que o software de gestão permita uma ligação telemática.
Flexibilidade
Finalmente, não podemos deixar de fora o facto de cada clínica ser diferente. Existem todos os tipos e tamanhos, pelo que necessita de um programa que se adapte às suas necessidades, que não o obrigue a ter funcionalidades de que não necessita e, porque não, que lhe permita poupar dinheiro, contratando apenas o que vai utilizar.
Com estas chaves não vai perder o melhor programa para gerir a sua clínica dentária. Tem algum em mente? Já encontrou o seu software ideal?