A administração de clínicas dentárias é o quadro teórico-prático relacionado com as tarefas de planeamento, organização, gestão e controlo das mesmas. Em suma, o objetivo é otimizar os recursos financeiros, tecnológicos e humanos.
Para gerir qualquer tipo de negócio precisa de prática, conhecimentos e ferramentas suficientes para o levar a cabo. As clínicas dentárias não são exceção, uma vez que requerem a preparação correta e recursos suficientes para resolver as dificuldades que tendem a surgir em qualquer organização.
Estes são os sete problemas mais comuns a enfrentar como gestor da sua clínica dentária. É importante que esteja ciente delas para que esteja preparado e capaz de tomar as medidas adequadas para as prevenir ou minimizar.
1. Aquisição e retenção de pacientes
Nenhuma prática pode sobreviver sem pacientes. Por isso, é necessário ter uma estratégia para atrair os primeiros pacientes, bem como para reter os pacientes existentes.
a) Problemas de marketing
É comum encontrar gestores que confiam demasiado na palavra, o que pode obviamente funcionar, mas que limita excessivamente o número de pessoas que podem ser alcançadas.
b) Falta de comunicação com os pacientes
Muitos pacientes saem porque se sentem desiludidos e ninguém gosta de ser apenas mais um número entre outros. Atenção personalizada e tratamento amigável são uma condição imperativa para manter o bem mais precioso que tem: os seus pacientes.
c) Ausência de incentivos à permanência
Um bom tratamento é importante, mas os utilizadores querem ver benefícios na sua fidelidade. Se não o encontrarem na sua clínica, porque não procurar noutro lugar?
2. Problemas de gestão e falta de coordenação da equipa
A organização é essencial para o sucesso da gestão de uma clínica dentária. Sem ela, podem surgir situações indesejáveis para pacientes e colaboradores.
O pessoal deve ser perfeitamente coordenado, para que cada um deles conheça as suas funções e as tarefas que tem de executar na perfeição. Isto evitará a duplicação de deveres, em que duas ou mais pessoas são responsáveis por fazer exatamente a mesma coisa, sem que nenhuma delas saiba quem é o responsável final.
a) Partilha desigual das tarefas
Um dos exemplos mais claros de falta de coordenação entre o pessoal é o da partilha desigual das tarefas. Acontece que por vezes um dos trabalhadores está sobrecarregado de trabalho, enquanto outros estão menos ocupados ou mesmo completamente livres. Isto acontece devido a uma falta de controlo do fluxo de trabalho, o que resulta numa má atribuição de tarefas aos trabalhadores.
Também pode acontecer que não seja atribuída responsabilidade a ninguém. Imagine que um paciente chegou ao seu consultório com uma má oclusão, e tem indicação para tratamento ortodôntico. Se não se marcar a consulta a pessoa não poderá saber os orçamentos ou aceitar o tratamento. Se ninguém os acompanhar, não lhes serão atribuídos os profissionais certos para cada fase do processo e os resultados não serão os ideais.
Por último, mas não menos importante na atribuição de tarefas, pode acontecer que o nosso pessoal não seja multiqualificado. Devemos ter pessoas capazes de mudar de emprego na clínica, caso contrário, se uma pessoa que executa uma tarefa sozinha pedir para sair, pode tornar-se um problema. Não só devemos ter pessoal polivalente, como também devemos documentar cada posto de trabalho no caso de alguém chegar mais tarde que seja autónomo em saber exatamente como desempenham o seu trabalho.
b) Áreas clínicas ocupadas
Como sabe, as clínicas dentárias são constituídas gabinetes nos quais o trabalho dentário propriamente dito é realizado. Ou seja, o local onde o paciente é tratado.
Estes são normalmente lugares onde trabalham diferentes profissionais e são reservados de acordo com as necessidades dos pacientes. Por exemplo, um dia por semana uma sala pode ser reservada a um cirurgião para tratar aqueles que necessitam de cirurgia. As reservas também podem ser feitas numa base horária, mas se não forem bem geridas, as horas podem sobrepor-se, o que aumentará o tempo de espera para os pacientes.
Para evitar todos estes problemas, é importante ter um calendário partilhado, para que os funcionários possam coordenar-se perfeitamente.
3. Salas de espera demasiado cheias
Os pacientes odeiam esperar, mas são frequentemente agendados numa hora e data que não corresponde à hora a que serão chamados para tratamento, o que leva à frustração e à raiva. Basta olhar para os seus rostos quando abrem a porta da sala de espera e ver vários pacientes à sua frente. Lembre-se, isto pode ser uma razão para que procurem outras alternativas que não desperdicem o seu precioso tempo.
4. Pacientes que não comparecem às consultas
Num mundo ideal, os seus clientes aparecerão sempre à hora marcada, mas a realidade é que não é raro chegarem atrasados ou falharem um compromisso sem aviso prévio. Isto pode acontecer por uma variedade de razões, mas muitas vezes simplesmente esquecem-se de que têm um compromisso. Um esquecimento que o deixará com uma ranhura vazia e outro paciente sem vigilância. Existem ferramentas informáticas que facilitam os lembretes de compromissos, e estas devem ser automatizadas para evitar erros humanos.
5. Falta de produtividade
O ambiente de trabalho é essencial para manter uma boa produtividade. Se os trabalhadores entram e saem, não seguem as regras, são distraídos, não guardam as ferramentas, a produtividade vai baixar. O mesmo acontecerá se os instrumentos de gestão, diagnóstico e execução não funcionarem corretamente. Um computador lento que impede o acesso ao ficheiro do paciente pode paralisar todo o trabalho.
6. Desorganização dos ficheiros dos pacientes
Em qualquer escritório os documentos importantes podem ser mal colocados. Nas clínicas dentárias, os resultados de um teste, uma fotografia de diagnóstico, detalhes de contacto e muitas outras coisas que devem ser guardadas a fim de fornecer o melhor serviço podem perder-se.
O ideal é ter um sistema de gestão que cubra todos os processos da clínica, sem a necessidade de ter ficheiros espalhados pelos computadores da clínica. Por isso, reserve algum tempo para procurar e estudar um bom programa para clínicas dentárias.
7. Problemas com o controlo de contas
Se todos os movimentos financeiros da clínica não forem registados, haverá um desequilíbrio que tornará impossível conhecer ao certo o total das receitas e despesas, bem como os montantes destinados ao pagamento de impostos.
Não será fácil descobrir onde está o dinheiro no cofre, uma vez que os clientes podem pagar de diferentes formas, tais como por cartão de crédito ou em diferentes locais de trabalho. Poderá também prever as coleções aproximadas que vai fazer num determinado período, o que melhorará o controlo financeiro, a possibilidade de fazer investimentos, etc… Neste sentido, as novas tecnologias poderão ajudá-lo a pôr um pouco mais de ordem e a aumentar a rentabilidade de uma clínica dentária.
Estes são alguns dos problemas mais comuns relacionados com a administração de clínicas dentárias e que terá de resolver para assegurar o bom funcionamento do seu negócio.